Collaboration Audit

Zusammenarbeit durch IT unterstützen: mehr als eine Technikfrage

Mitarbeitende verbringen durchschnittlich 60 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen oder Kunden. Damit die Beschäftigten ihre Tätigkeit möglichst effizient ausführen können, unterstützen viele IT-Abteilungen die Zusammenarbeit mit neuen Collaboration-Tools.

Ausschlaggebend für den Erfolg solcher Instrumente sind die Nutzerakzeptanz sowie die gelebte Unternehmenskultur. Daher müssen Unternehmen neben technologischen Entscheidungen die Arbeitsumgebung sowie -bedingungen der Beschäftigten berücksichtigen.

Wenn Unternehmen zentrale Arbeitsprozesse mit IT-basierter Zusammenarbeit unterstützen und neue Geschäftsmöglichkeiten auf Basis von eCollaboration aufbauen möchten, empfiehlt das Expertenteam des Fraunhofer IAO eine strategieorientierte Herangehensweise. Dazu muss das Unternehmen zunächst genau wissen, wie gut es in Sachen Zusammenarbeit bereits aufgestellt ist.

Das Collaboration Audit

Genau dafür hat das Fraunhofer IAO das »Collaboration Audit« entwickelt. Dieses bietet Unternehmen einen raschen und umfassenden Überblick über ihre Ausgangssituation. Mittels standardisierter oder leitfadengestützter Interviews mit dem Management filtern wir den »organisationalen Reifegrad« Ihres Unternehmens heraus. Aus den Ergebnissen lassen sich gezielte Maßnahmen zur Einführung oder Verbesserung einer IT-gestützten Zusammenarbeit ableiten.

Vorgehensweise im Projekt

Beim »Collaboration Audit« grenzen wir mit Ihnen zunächst den für Sie relevanten Untersuchungsbereich systematisch ab und legen bei Interesse zu vergleichende Standorte oder Fachbereiche fest. In einem zweiten Schritt werden bereits verfügbare Informationen des Unternehmens (Unternehmensprofil, organisatorische Strukturen) zur Vorbereitung des Audits gesichtet. Darauf folgen strukturierte Interviews mit ausgewählten Verantwortlichen im Unternehmen. Die Auditoren bereiten die Erkenntnisse aus den Interviews anhand von Kennzahlen und Grafiken auf und leiten die prioritären Handlungsfelder für Ihre Organisation ab. Abschließend präsentieren sie Ihnen die Analyseergebnisse und erarbeiten mit der Geschäftsleitung die nötigen Schritte zur Verbesserung Ihrer Collaboration Performance.

Das Collaboration Model

Das zugrunde liegende »Collaboration Model« basiert auf der Annahme, dass strukturelle wie kulturelle Faktoren die Qualität der Zusammenarbeit bestimmen. Insbesondere die technikunterstützte, medial vermittelte Zusammenarbeit gewinnt an Qualität, wenn sie durch vielfältige organisatorisch initiierte Maßnahmen unterstützt wird. Das »Collaboration Model« berücksichtigt sieben Felder der Gestaltungsarbeit. Diese umfassen vorhandene technische Infrastrukturen genauso wie das Führungssystem, Strukturen und Prozesse von Personalentwicklung und  Wissensmanagement sowie gelebte Kooperation. Alle Gestaltungsfelder leisten einen wesentlichen Beitrag zu einer erfolgreichen, leistungsfähigen Kommunikation und Kooperation im Unternehmen.

Um Führungssystem, Strukturen und Prozesse zu bewerten, werden diese anhand methodischer Kriterien zu Wirkung, Systematik, Breite und Akzeptanz geprüft. ƒƒ

• Welchen Wirkungsgrad erreicht die Maßnahme?
• ƒƒWird sie optimal umgesetzt?
• ƒƒKann sie die gesamte Zielgruppe erreichen? 
  
• ƒƒAkzeptieren die Mitarbeitenden die Maßnahme?

Ihre Ergebnisse

• Darstellung der Gesamtreife Ihrer Organisation für effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit
• ƒƒDetaillierte Beurteilung der im Unternehmen umgesetzten Maßnahmen in Form von Kennzahlen und überschaubaren Grafiken 
  
• ƒƒAuflistung vorbildlicher sowie zu optimierender Gestaltungsarbeit anhand von Tops und Flops aller Maßnahmen
• ƒƒDarstellung identifizierter Handlungsfelder und Lösungsansätze
• ƒƒAbschließende Präsentation der Analyseergebnisse
• ƒƒÜbergabe von Präsentation und schriftlicher Zusammenfassung

Ihr Nutzen

• ƒƒSie erhalten einen Überblick über spezielle Bedürfnisse produktiver Zusammenarbeit sowie Einblick in verschiedenste Ansätze zu deren Gestaltung.
• ƒƒDie kompakte Vorgehensweise ermöglicht sehr kurze Durchlaufzeiten von nur vier Wochen vom Start der Auditierung bis zur Abschlusspräsentation.
• ƒƒDie standardisierten Analysen stellen aussagekräftige und belastbare Ergebnisse aus externer Expertensicht sicher.
• ƒƒDer Planungsansatz ermöglicht unternehmensadäquate Planungen zur Einführung kommunikations- und kooperationsorientierter Anwendungen.
• ƒƒIm Planungsprozess werden notwendige Fachbereiche wie Human Ressources und Organisationsentwicklung frühzeitig eingebunden und methodisch beteiligt.